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ビジネスプロセス管理


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Business Process Management

業務プロセスは企業が蓄積した歴史であり、企業の価値そのものです。
これをシステム化し、ガバナンスの徹底と可視化、および業務プロセスの変化に柔軟に対応することを実現するのがBPM製品です。
Alfresco社のActivitiはBPMの国際規格(ISO/IEC 19510)であるBPMN2.0の規格に準拠した業務プロセスのシステム化を提供いたします。

 

1. 業務プロセスのシステム化と可視化

業務プロセスが属人化して組織が重くなっていませんか?リスクが内在していませんか?

よくあるパターン

  1. 現場で業務の属人化が始まります。
    業務プロセスが「わかってる人」に集中し、徐々に属人化し始めます。
    次に、業務の平準化が困難になりはじめ、業務が軽い人と重い人に分かれます。そしてこの不公平感から退職リスクが高まります。
    これにより退職時のインパクトが大きくなります。業務が平準化されていないため引継先のベースラインが相対的に低く、また引継量も多くなるため引継先が業務過多と感じます。そのため、さらなる退職リスクへとつながっていきます。
     
  2. 経営が設計したプロセスが正しく運用されなくなります。
    経営が意図していない運用で現場が回り始めます。一見、現場チームはうまく回っている用に見えますが、「資産管理はAさん」「申請書のチェックはBさん」など、現場の判断で業務が細分化されていきます。
    本来は業務に必要な知識・経験を身につけた上で業務にあたるべき所が、これが細分化されすぎて一人の担当者として業務知識が局所化・欠如する事態へつながっていきます。
     
  3. トラブル発生
    業務知識の局所化や欠如がやがてトラブルにつながります。
    紛失、個人情報漏洩、期限超過、コストオーバー、etc...
    トラブルを経て、再発防止策や業務プロセスの見直しが図られます。
     
  4. プロセス更新の導入や運用にコストがかかり原価が上昇します。
    再発防止策や業務プロセスの改善が適切なら問題ありませんが・・・。
     

    ・業務プロセスのマニュアル更新、現場へのインストールコストの上昇
    中には変化を厭う現場もでてきませんか?

    ・◯◯チェックなどの再発防止プロセスの追加
    やがて形骸化して儀式となっていませんか?

    ・再発防止のためのe-Learning
    一定の効果はあるものの再発防止の保証にはなりにくいのでは?

 

Business Process Managementによる解決策

  • 担当者の業務範囲を定義、システム化することで経営の意図しない細分化を抑止します。
  • 業務実績がデータベース化されるので生産性が明確になり、業務量の平準化が図れます。
  • 業務プロセスの変更がブラウザベースで簡単にできます。担当者はシステムの通りに自己の業務範囲をこなせばよく、プロセス変更を意識することなく業務に集中することができます。
  • 業務プロセスが可視化されるので確認が随時で可能です。業務監査のコストも低減します。
  • 業務実績が蓄積されるので、業務のボトルネックや改善点の分析が可能です。

 

2. ニューノーマル対応

COVID-19の影響で世界は大きく変わりました。ニューノーマルに向けて経営者は以下の2点を考慮する必要が出てきました。

  1. BCP対策(フォールトトレランス)
    震災などの災害が多い日本では元々ディザスタ対策が検討されていました。しかしCOVID-19により、局地的な災害による復旧とは別に、広範囲なトラブル事象発生時の事業継続性を考慮する必要が出てきました。拠点を分散化させるなどにより災害の事業への影響を局所化する一方、拠点間で事業を継承して事業全体の継続性を保つ必要があります。これには拠点機能に多態性(ポリモーフィズム)を持たせる必要があります。
     
  2. COVID-19後の人材確保とコスト削減
    COVID-19によって世界的な不景気を迎えた人材市場は、一時的に買い手市場に傾きますが、程なく回復して再び売り手市場を迎えると考えています。その際、元々「働き方改革」の考え方が下地にもあったことより、「在宅勤務が可能な業種・職種」が非常に魅力的に映ります。良い人材を確保するため、在宅勤務での業務スキームを整えておく必要があり、これにはシステム化が必須です。
    また、在宅勤務を広く適用するとオフィスの固定席が不要になり、フリーアドレス席による座席数縮小が図れます。通勤費も東京圏であれば月平均で約1.5万円/人を削減対象にすることができます。業務管理も在席ベースではなく実績ベースとなるため、たとえば給与評価に説得性・納得感がでるなど、より公平な人材評価に会社運営を切り替えることができます。

Business Process Managementはこれらの問題を解決することができます。

業務プロセス(特にバックオフィス部門)の作業をシステム化することにより、PCやタブレットで業務の遂行が可能となります。ブラウザベースなのでBYODやシンクライアント環境でも問題なく対応可能です。また、ワンシステム化されるので、他拠点の業務継承も権限付与など電子的な設定で対応可能です。
業務実績がDB化されるので生産性が明確になり、人員配分や人材評価が定量的に実施できます。