Nhảy đến nội dung
company information

Quản lý quy trình nghiệp vụ


business_process

 

Quản lý quy trình nghiệp vụ

Quy trình nghiệp vụ là lịch sử mà công ty tích lũy dần lại và trở thành giá trị vốn có của công ty.
Sản phẩm BPM được cho ra đời để hệ thống hóa quản lý quy trình nghiệp vụ, thực hiện triệt để và trực quan quản trị, xử lý linh hoạt khi phát sinh sự thay đổi về quy trình nghiệp vụ.
Hệ thống Activiti của công ty Alfresco giúp cho lên quy trình về nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO/IEC 19510) BPMN2.0

 

1. Xây dựng hệ thống và trực quan hóa quy trình nghiệp vụ

Quy trình nghiệp tại công ty bạn có quá phụ thuộc vào con người nên trở nên nặng nề, cồng kềnh hơn không? Có tiềm ẩn rủi ro gì không?

Các trường hợp phổ biến

  1. Nghiệp vụ phụ thuộc quá nhiều vào con người tại nơi làm viêc
    Quy trình nghiệp vụ tập trung vào "những người biết rõ quy trình", dần dần bị phụ thuộc vào họ.
    Sau đó, khi tiêu chuẩn nghiệp vụ trở bắt đầu khó hơn thì vô hình sẽ chia ra thành người làm công việc nặng, công việc nhẹ và dẫn đến sự mất cân đối trong công việc, làm tăng rủi ro nghỉ việc tăng cao.
    Điều này làm tăng tác động nghỉ việc. Do nghiệp vụ chưa được tiêu chuẩn hóa nên công việc không được cân bằng, nên đường cơ sở kế thừa chỉ mang tính tương đối thấp, ngoài ra khối lượng công việc bàn giao kế thừa cũng ngày càng nhiều lên nên sẽ dẫn đến quá tải và từ đó dẫn tới rủi ro nghỉ việc nhiều hơn.
     
  2. Quy trình được thiết kế bởi bộ phận kinh doanh không thể vận hành chính xác được.
    Trang web bắt đầu xoay vòng bởi sự vận hành không có mục đích. Thoạt nhìn, nhóm có vẻ hoạt động tốt, nhưng công việc dần phân nhỏ bởi sự phán đoán của trang chẳng hạn như "Anh A quản lý tài chính", "Anh B kiểm tra hóa đơn",v.v…
    Ban đầu cần phải trang bị kiến thức, kinh nghiệm cần thiết cho công việc, nhưng công việc chia quá nhỏ nhưng với một người phụ trách sẽ dẫn đến tình trạng kiến thức cục bộ hay thiếu sót.
     
  3. Phát sinh vấn đề
    Nếu kiến thức bị hạn chế hoặc thiếu sót thì sẽ phát sinh vấn đề.
    Có khả năng bị mất, lộ thông tin cá nhân, vượt quá thời hạn hoặc vượt chi phí v.v…
    Sau khi xảy ra sự cố, cần xem xét quy trình nghiệp vụ và lập nên các biện pháp phòng ngừa sự cố lặp lại.
     
  4. Giá thành tăng lên, tốn kém chi phí cài đặt và vận hành khi cập nhật quy trình
    Nếu có đối sách ngăn ngừa việc lặp lại sự cố và tiến hành cải tiến quy trình nghiệp vụ phù hợp thì sẽ không có vấn đề gì.
     

    Cập nhật tài liệu hướng dẫn quy trình nghiệp vụ, tăng chi phí cài đặt tại nơi làm việc. Trong đó, có công ty nào cũng sẵn sàng cho sự thay đổi đó không?

    ・Bổ sung quy trình ngăn ngừa sự cố lặp lại như kiểm tra ◯◯ Cuối cùng rồi cũng chỉ là một hình thức và trở nên vô nghĩa không?

    ・e-Learning - giáo dục trực tuyến để ngăn ngừa sự cố lặp lại.
    Mặc dù nó có một hiệu quả nhất định, nhưng khó để đảm bảo có thể ngăn ngừa sự cố lặp lại phải không?

 

Giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ

  • Ngăn chặn việc phân nhỏ công việc ngoài ý muốn bằng cách định nghĩa, hệ thống hóa phạm vi công việc của người phụ trách.
  • Kết quả công việc được lưu giữ trong database nên năng suất sẽ thể hiện rõ ràng và khối lượng công việc được cân bằng.
  • Bạn có thể dễ dàng thay đổi quy trình nghiệp vụ trên trình duyệt. Người phụ trách chỉ thực hiện phạm vị công việc của mình theo hệ thống, và có thể tập trung vào công việc mà không cần quan tâm đến việc thay đổi quy trình.
  • Vì quy trình công việc được trực quan hóa nên bạn có thể kiểm tra bất cứ lúc nào. Chi phí giám sát nghiệp vụ cũng được giảm đi.
  • Vì kết quả công việc sẽ được tích lũy dần nên bạn có thể phân tích các nút thắt và điểm cải thiện.

 

2. Hỗ trợ bình thường mới

Thế giới đã thay đổi đáng kể do ảnh hưởng của dịch COVID-19. Các nhà quản lý cần xem xét 2 điểm sau để hướng đến việc làm bình thường mới.

  1. Các biện pháp BCP (fault tolerance)
    Chúng tôi đã xem xét các biện pháp ứng phó với thiên tai ở Nhật Bản như động đất,... Tuy nhiên, thông qua dịch COVID-19 chúng tôi cần xem xét tính liên tục trong kinh doanh khi phát sinh sự cố trên diện rộng ngoài việc khôi phục thảm tại địa phương. Bên cạnh việc xác định mức độ ảnh hưởng đến kinh doanh do thảm họa do các chi nhánh đang được phân tán, mặt khác chúng tôi cũng cần kế thừa kinh doanh giữa các chi nhánh và bảo đảm tính liên tục về kinh doanh 1 cách toàn diện. Do đó, cần mang lại tính đa hình, đa dạng (Polymorphism) cho tính năng của các chi nhánh.
     
  2. Đảm bảo nguồn nhân lực và giảm chi phí sau dịch COVID-19
    Thị trường nhân sự bị ảnh hưởng bởi suy thoái kinh tế toàn cầu do dịch COVID-19, tạm thời nghiêng về thị trường của người mua, nhưng chúng tôi mong nó sẽ sớm được khôi phục và tái gia nhập thị trường của người bán. Khi đó, ý tưởng "Cải cách phong cách làm việc" ban đầu được hình thành dựa trên nền tảng , nên "Những loại hình kinh doanh, nghề nghiệp cho phép làm việc tại nhà" sẽ trở nên hấp dẫn hơn. Để bảo đảm nguồn nhân lực tốt, cần chuẩn bị kế hoạch và hệ thống hóa chúng cho phép chế độ làm việc tại nhà.
    Ngoài ra, một khi làm việc tại nhà được áp dụng rộng rãi thì sẽ không cần ghế cố định ở văn phòng, giảm thiểu lượng chỗ ngồi nhờ sử dụng chỗ ngồi tự do. Chi phí đi lại ở khu vực Tokyo nếu có cũng giảm trung bình 15.000 Yên/người mỗi tháng. Quản lý công việc sẽ dựa trên năng suất thực tế chứ không dựa trên sự hiện diện của nhân viên, nên có thể chuyển đổi sang mô hình vận hành công ty theo kiểu đánh giá nhân lực một cách công bằng hơn nhờ việc đánh giá lương một cách thiết phục.

Quản lý quy trình nghiệp vụ cho phép giải quyết những vấn đề sau

Hỗ trợ làm việc trên PC hay tablet bằng cách hệ thống hóa các quy trình nghiệp vụ(đặc biệt là bộ phận back office). Do là chủ yếu làm việc trên trình duyệt nên có thể hỗ trợ trên môi trường BYOD hay Thin client mà không gặp vấn đề gì. Ngoài ra, hệ thống đã được tích hợp rồi nên có thể kế thừa hoạt động kinh doanh của các chi nhánh khác bằng thiết lập điện tử thông qua việc cấp quyền hạn.
Vì kết quả thực tế công việc được lưu vào database nên năng suất sẽ rõ ràng và việc phân bổ hay đánh giá nhân sự có thể thực hiện một cách định lượng.